Arbejdstidsregistrering – hvornår, hvorfor og hvordan?

Den 1. juli 2024 træder nye regler om arbejdstidsregistrering i kraft. De nye regler er en konsekvens af, at EU-domstolen den 14. juni 2019 afsagde dom om arbejdsgiveres pligt til at registrere medarbejdernes daglige arbejdstid, med det formål at sikre overholdelse af arbejdstidsloven.

Arbejdsgivere skal således fra den 1. juli have implementeret og indrettet et arbejdstidsregistreringssystem. Arbejdsgivere har metodefrihed, så længe systemet opfylder kravene til objektivitet, pålidelighed og tilgængelighed.

De enkelte medarbejdere skal have adgang til systemet og til at registrere den aktuelle arbejdstid. Arbejdstiden kan eventuelt registreres på ugebasis og eventuelt som den samlede arbejdstid uden oplysning om, hvornår på dagen arbejdet er udført.

Arbejdsgivere skal opbevare oplysningerne i 5 år regnet fra udløbet af den relevante beregningsperiode for medarbejderens gennemsnitlige ugentlige arbejdstid. De opbevarede oplysninger er dokumentationen for arbejdsgivers overholdelse af gældende arbejdstidsregler.

Registreringspligten gælder som udgangspunkt for alle medarbejdere – både timelønnede og funktionærer.

Der er mulighed for konkret at undtage ”selvtilrettelæggere” fra registreringspligten. Som selvtilrettelægger anses en medarbejder der opfylder to betingelser; 1) medarbejderen tilrettelægger (hele) arbejdstiden selv eller har arbejdstid der ikke kan måles eller forudbestemmes, og 2) medarbejderen har en ledelsesfunktion eller kan træffe selvstændige beslutninger. Det er vores vurdering, at der skal ganske meget til at en medarbejder kan undtages fra registreringspligten.

Undtagelsen af selvtilrettelæggere bør begrundes konkret og udleveres til medarbejderen i form af et tillæg til selvtilrettelæggerens ansættelseskontrakt.

Det er vores anbefaling, at arbejdsgivere formulerer en politik for arbejdstidsregistrering, som tydeligt angiver arbejdsgivers krav til medarbejdernes arbejdstidsregistrering, herunder:

• Hvilket system, medarbejderne skal registrere i.
• Hvordan og hvornår arbejdstid skal registreres.
• Hvordan pauser og anden fleksibilitet i arbejdsdagen ”tæller” i tidsregistreringen.
• Hvad der gælder for hjemmearbejde, hvis virksomheden benytter sig heraf.
• Hvordan medarbejderne kan tilgå tidsregistreringen.

Tidsregistreringen ændrer ikke i de almindelige regler for arbejdstid, herunder hviletidsregler, maksimal ugentlig arbejdstid m.m. Arbejdstidsregistreringen er arbejdsgivers dokumentation for, at gældende regler om arbejdstid overholdes.

Hos AGENDA advokater bistår vi erhvervslivet med rådgivning om arbejds- og ansættelsesretlige regler og problemstillinger.

Kontakt vores specialister på området; advokatfuldmægtig Simon Andersen, sa@agendaadvokater.dk, advokat Katrine Bruun Pedersen, kbp@agendaadvokater.dk eller advokat Line Gordon Errebo, lge@agendaadvokater.dk