Persondatapolitik

I denne persondatapolitik (”Persondatapolitikken”) kan du læse mere om, hvordan vi håndterer og behandler dine personlige oplysninger, når du (1) besøger vores hjemmeside, www.agendaadvokater.dk (”Hjemmesiden”), (2) kontakter os for at modtage rådgivning (”Ydelsen”) eller (3) er part i en sag, som vi behandler for en klient.

1. Formålet med denne persondatapolitik

Persondatapolitikken forklarer, hvordan vi behandler oplysninger om dig, som vi indsamler fra dig, eller oplysninger om dig som vi har indhentet eller modtaget fra en tredjepart. Den beskriver også dine rettigheder i forbindelse med vores behandling af dine personlige oplysninger.

2. Kontakt os

Hvis du har nogen spørgsmål til Persondatapolitikken eller vil påberåbe dig dine rettigheder i henhold til denne, kan du kontakte os ved at

sende en e-mail til: ps@agendaadvokater.dk eller ringe til 88 44 11 37

3. Hvilke personlige oplysninger indsamler vi?

Vi indsamler personlige oplysninger fra dig i forbindelse med vores drift af vores advokatvirksomhed, herunder når du besøger Hjemmesiden, når du kontakter os eller anmoder om informationer fra os, når du efterspørger vores juridiske Ydelser, når du er part i en sag, som vi behandler for en klient eller som følge af din kontakt med en eller flere af vores medarbejdere eller klienter.

Vores primære formål med at indsamle personlige oplysninger fra dig er

• at bekræfte din identitet,
• at levere vores Ydelser,
• at imødekomme anmodninger fra dig, som vi modtager via Hjemmesiden eller i relation til vores Ydelser,
• at undersøge henvendelser eller tvister,
• at efterleve gældende lovgivning eller krav fra en tilsynsmyndighede,
• at opfylde vores aftale med dig eller
• at beskytte og varetage tredjemands rettigheder, herunder vores

I forbindelse med ovenstående vil vi, såfremt det er relevant, behandle følgende personlige oplysninger om dig:

Hvis du er besøgende på Hjemmesiden, kan behandlingen omfatte

• navn og jobtitel,
• kontaktinformation, heriblandt eventuelt hvilken virksomhed du arbejder hos, samt
• andre informationer, som er relevante for levering af vores Ydelser.

Disse oplysninger behandles kun, såfremt du frivilligt indsender disse via Hjemmesidens kontaktformularer.

Hvis du er en klient, som modtager vores Ydelser eller en potentiel klient, kan behandlingen omfatte

• navn og jobtitel,
• kontaktinformation, heriblandt eventuelt hvilken virksomhed, du arbejder hos,
• kontooplysninger,
• oplysninger, som du afgiver i forbindelse med vores levering af Ydelser til dig (disse oplysninger vil afhænge af Ydelsens karakter),
• relevante oplysninger som er påkrævet i henhold hvidvaskloven og som udgør en del af vores kundekendskabsprocedurer,
• under visse omstændigheder oplysninger om CPR-nummer, strafbare forhold, helbredsmæssige oplysninger eller oplysninger om fagforeningsmæssige tilhørsforhold samt
• andre oplysninger som er relevante for levering af vores Ydelser.

Vi leverer hovedsageligt Ydelser til juridiske personer (virksomheder), og disse er som sådan ikke datasubjekter i persondataretlig forstand. I forbindelse med levering af Ydelser til virksomheder, modtager vi dog i visse tilfælde personlige oplysninger som f.eks. arbejdsmailadresse, arbejdstelefonnummer m.v.

I nogle tilfælde vil vi behandle en række af dine personlige oplysninger som følge af levering af vores Ydelser til andre (heriblandt private klienter og virksomheder).

Der kan blandt andet være tale om oplysninger vedrørende en virksomheds ansatte, en privat klient eller en virksomheds modpart, sælger eller køber samt personlige oplysninger vedrørende disses advokater eller andre juridiske rådgivere.

Hvis du ansøger om job hos os, kan behandlingen omfatte

• navn og jobtitel,
• kontaktinformationer, heriblandt e-mailadresse,
• CV, heriblandt din alder og/eller køn, såfremt du angiver dette, din uddannelse, ansættelseshistorik og lignende oplysninger, som du videregiver til os samt
• andre oplysninger, som er relevante i forbindelse med en potentiel ansættelse hos os.

Vi henstiller til, at du ikke uopfordret fremsender straffeattest eller andre følsomme eller fortrolige oplysninger sammen med din ansøgning. Sådanne oplysninger bør alene sendes via sikker mail eller afleveres i fysisk form på vores kontor.

Hvis du er debitor i en inkassosag som vi behandler på vegne af en klient, kan behandlingen omfatte

• navn
• adresse, telefonnummer og e-mailadresse samt
• oplysninger om dine økonomiske forhold.

4. Hvordan bruger vi dine personlige oplysninger?

Som nævnt ovenfor, bruger vi dine personlige oplysninger til en række forskellige formål. Disse er nærmere uddybet nedenfor.

Levering af Ydelser

Vi indsamler og opbevarer personlige oplysninger, som du frivilligt har indsendt til os ved besøg på Hjemmesiden og/eller i forbindelse med vores levering af Ydelser. Vi indsamler og opbevarer disse oplysninger, for at vi kan levere disse Ydelser på en tilfredsstillende måde.

Bemærk venligst, at vores forretningsbetingelser i øvrigt finder anvendelse, når vi leverer vores Ydelser.

Hvad er vores juridiske grundlag?

Det er nødvendigt for os at behandle dine personlige oplysninger for at kunne opfylde vores forpligtelser i overensstemmelse med den aftale om levering af Ydelser, som vi indgår med dig. Det er i sådanne tilfælde enten i din, vores, eller en tredjeparts, interesse, at dine personlige oplysninger behandles, således at vi kan sikre os, at vi leverer den bedst mulige rådgivning til dig og andre klienter. For eventuelle særlige kategorier af personoplysninger findes vores behandlingshjemmel i GDPR art. 9, stk. 2, litra f, hvorefter disse kan behandles, hvis det er nødvendigt for at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares. I de tilfælde, hvor vi behandler oplysning om CPR-nummer, vil dette ske på baggrund af databeskyttelseslovens § 11, stk. 2 litra 1 eller 4, ligesom oplysninger om strafbare forhold behandles med hjemmel i databeskyttelseslovens § 8, stk. 5.

Hjemmesiden

På Hjemmesiden har du forskellige muligheder for at finde eller efterspørge information om vores Ydelser, heriblandt via elektroniske henvendelsesblanketter. Her indsamles således kontakt information og øvrige personlige oplysninger, som er relevante for, at vi kan besvare din til henvendelse til os.

Hvad er vores juridiske grundlag?

Det er i din og vores interesse at behandle dine personlige oplysninger, således at vi kan sikre os, at vi leverer den bedst mulige service til dig og andre klienter. Behandlingsgrundlaget er således GDPR art. 6, stk. 1, litra b og f.

Administration af advokatvirksomhed og overholdelse af lovgivning

I forbindelse med vores drift og administration af advokatvirksomhed bruger vi dine personoplysninger til at overholde vores forpligtelser i henhold til hvidvasklovgivningen samt de advokatetiske regler i henhold til interessekonflikter mv.

Hvad er vores juridiske grundlag?

Dine personlige oplysninger behandles i denne forbindelse således med det formål at overholde vores juridiske forpligtelser i henhold til gældende lovgivning. Behandlingsgrundlaget er således GDPR art. 6, stk. 1, litra c.

Ansættelse

I forbindelse med modtagelse af ansøgninger og eventuel efterfølgende ansættelse bruger vi dine personlige oplysninger til at vurdere din egnethed til den pågældende stilling hos os.

Hvad er vores juridiske grundlag?

Når vi behandler dine personlige oplysninger i forbindelse med ovenstående, sker dette som led i, at vi søger at indgå en ansættelseskontrakt med dig. Dette sker således som led i både vores og din berettigede interesse. Behandlingsgrundlaget herfor er således GDPR art. 6, stk. 1 litra b, c og f. I de tilfælde, hvor vi behandler oplysning om CPR-nummer, vil dette ske på baggrund af databeskyttelseslovens § 11, stk. 2 litra 1 eller 4, ligesom oplysninger om strafbare forhold behandles med hjemmel i databeskyttelseslovens § 8, stk. 5.

Debitorer

Behandlingen af personlige oplysninger om parter i inkassosager, som vi behandler på vegne af vores klienter, er nødvendigt for at kunne identificere debitor og dermed udføre formålet med oprettelsen af sagen i form af inddrivelse af det pågældende tilgodehavende.

Hvad er vores juridiske grundlag?

Dine personlige oplysninger er nødvendige for at forfølge legitime interesser i forbindelse med inddrivelse af tilgodehavender, og din interesse i, at vi ikke behandler de pågældende personlige oplysninger, anses ikke at gå forud herfor. Behandlingsgrundlaget er således GDPR art. 6, stk. 1, litra b og f.

5. Hvem deler vi dine personoplysninger med?

Såfremt det er nødvendigt for at opfylde ovenstående formål, deler vi dine personlige oplysninger med følgende forskellige kategorier af tredjeparter:

• Vores professionelle samarbejdspartnere, som f.eks. revisorer.
• Statslige myndigheder.
• Erhvervsforsikringsselskaber eller andre relevante forsikringsselskaber.
• Tilsynsmyndigheder/SKAT/Det Centrale Virksomhedsregister.
• Tredjeparter, til hvem vi udliciterer bestemte ydelser, heriblandt, dog ikke begrænset til, dokumentbehandlings- og oversættelsesvirksomheder, makuleringsservice, IT-leverandører, IT-support og dokument- og datahoteller.
• Tredjeparter, som bistår os med levering af vores Ydelser til klienter, heriblandt voldgiftsmænd, mediatorer, sekretærer, vidner, domstole, modparter og deres advokater, platforme til brug for dokumentgennemgang og eksperter, såsom skatterådgivere og taksatorer.

Vi anvender i visse tilfælde leverandører til at hjælpe os med at levere Ydelser til dig. Vi anvender således en række leverandører til bl.a. dokumentbehandling og oversættelse, makulering, levering af IT-systemer, IT-support, dokument- og dataopbevaring. Disse leverandører behandler personoplysninger på vores vegne og efter vores instruks. Vi indgår databehandleraftaler med alle sådanne leverandører for at sikre, at de behandler personoplysninger forsvarligt og i overensstemmelse med vores forpligtelser i henhold til gældende lovgivning.

Hvad er vores juridiske grundlag?

Det er nødvendigt for os, at dele dine personlige oplysninger med sådanne tredjeparter, for at opfylde vores forpligtelser i overensstemmelse med den aftale, vi har med dig.

Det vil således være i vores, din eller en tredjeparts interesse at være i stand til at videregive dine personlige oplysninger, således at vi kan garantere, at vi leverer de bedst mulige Ydelser.

6. Hvor overfører vi dine personoplysninger til?

For at kunne levere vores Ydelser kan vi få brug for at overføre dine personlige oplysninger til lande uden for Danmark eller EU/EØS. Dette kan blandt andet være fordi, at udbyderne af vores IT-systemer anvender underleverandører fra disse lande.

Alle sådanne overførsler sker ved brug af EU’s standardkontraktklausuler for således at sikre et lovligt grundlag for overførslen og et tilstrækkeligt sikkerhedsniveau i forhold til beskyttelse af dine personlige oplysninger.

7. Hvor lang tid opbevarer vi dine personoplysninger?

For besøgende på Hjemmesiden behandler vi relevante personoplysninger i mindst et år fra dagen for henvendelse via en kontaktformular eller lign.

Når vi leverer vores Ydelser til en klient, eller i tilfælde hvor du er registreret som debitor i en inkassosag, beholder vi relevante personoplysninger i mindst 5 år fra dagen for den pågældende sags afslutning, hvorefter oplysningerne slettes. Varigheden af denne behandling kan forlænges i tilfælde, hvor vi er retligt forpligtede til fortsat at behandle oplysninger, eller såfremt det er relevant i forhold til vurdering af rådgiveransvar.

Når du i forbindelse med ansøgning til en stilling hos os indsender en ansøgning, beholder vi ansøgningen indtil den pågældende stilling er besat, hvorefter ansøgningen slettes. Vi vil i visse tilfælde bede om dit samtykke til at beholde ansøgningen i en længere periode. Vi opbevarer kun ansøgningen i en længere periode, hvis vi har fået samtykke hertil.

8. Tavshedspligt og sikkerhed

Vi er forpligtede til at opbevare personoplysninger sikkert, og vi har implementeret fornødne sikkerhedspolitikker, interne regler og tekniske sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte de personlige oplysninger, som vi behandler om dig.

Hvis vi har behov for at sende følsomme eller fortrolige personoplysninger om dig via e-mail, sikkerhedstester vi i den forbindelse din e-mailadresse for at finde ud af, om vi har mulighed for at sende e-mails, som er TLS-krypteret (krypteret på transportlaget), således at vi trygt kan sende følsomme eller fortrolige personoplysninger til din e-mailadresse. Såfremt det ikke er muligt at fremsende e-mails med TLS-kryptering til din e-mailadresse, sørger vi for at kryptere de pågældende oplysninger på anden vis.

Alle vores partnere, medarbejdere, eksterne rådgivere og databehandlere, som har adgang til at behandle dine personlige oplysninger, er forpligtede til at respektere deres tavshedspligt i forhold til disse oplysninger.

9. Hvilke rettigheder har du i forbindelse med behandlingen af dine personoplysninger?

Du har en række rettigheder i forbindelse med de personoplysninger, som vi behandler om dig.

Du har således

• Ret til adgang: Du kan bede os om at bekræfte, om vi behandler dine personlige oplysninger, ligesom du kan bede os fremsende kopi af disse oplysninger. Hvis du anmoder om mange kopier, kan vi blive nødsaget til at kræve betaling herfor.
• Ret til berigtigelse: Hvis de personlige oplysninger, vi behandler om dig, er upræcise, urigtige eller på anden måde mangelfulde, har du ret til at anmode om at få dem berigtiget. Hvis du er berettiget til berigtigelse, og hvis vi har delt dine personoplysninger med andre, underretter vi dem om berigtigelsen, hvor dette er muligt.
• Ret til sletning: Du kan, under visse særlige omstændigheder, bede os slette eller fjerne dine personlige oplysninger. Hvis du er berettiget til at kræve sletning, vil vi informere dig om konsekvenserne af at gennemføre sletning. Hvis vi har delt dine personlige oplysninger med andre, underretter vi dem om sletningen, hvor dette er muligt.
• Ret til begrænsning af behandling: Du kan, under visse særlige omstændigheder, bede os om at begrænse behandlingen af dine personlige oplysninger. Hvis du er berettiget til at kræve begrænset behandling, vil vi informere dig om konsekvenserne af denne begrænsning. Hvis vi har delt dine personoplysninger med andre, underretter vi dem om begrænsningen, hvor dette er muligt.
• Ret til dataportabilitet: Du er, under visse omstændigheder, berettiget til at modtage de personlige oplysninger, som du har givet os i et struktureret, almindelig anvendt og maskinlæsbart format, med henblik på at kunne genbruge disse andre steder, ligesom du er berettiget til at anmode os om at overføre oplysningerne til en tredjepart efter dit valg.
• Ret til indsigelse: Du kan bede os om at stoppe behandlingen af dine personlige oplysninger, hvilket vi vil gøre i det omfang du er berettiget til det. Vi vil informere dig om konsekvenserne af den pågældende indsigelse, inden vi stopper behandlingen af dine personlige oplysninger.
• Ret til at klage: Hvis du har indvendinger mod måden, hvorpå vi behandler dine personoplysninger, kan du klage til Datatilsynet på datatilsynet.dk.

10. Ændringer til denne persondatapolitik

Vi kan fra tid til anden få behov for at ændre denne persondatapolitik. Hvor dette er muligt, vil vi underrette dig via e-mail, hvis vi foretager betydelige ændringer. Vi opfordrer dig dog til løbende at gennemlæse denne persondatapolitik for at holde dig orienteret om, hvordan vi bruger dine personoplysninger.

Senest opdateret januar 2021.